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メールの返信を丁寧に催促する

 メールの返信を催促するとき、失礼にならないためのコツは、

 相手の状況を考慮しながら丁寧で柔らかい表現をすることです。

 相手から返信がない場合、様々な理由が考えられます。

 忙しくてメールを全て確認できていない、内容を最後まで読んでいない、どう返信すべきか困っている、返信を忘れている・・・など。

 というわけで、相手側の事情を考慮しながら、丁寧に柔らかい表現で文章を書くことが重要です。

 そうすることで、相手もメールの返信がしやすくなります。以下に例文をいくつか記載します。

 

 書き出し

 It seems that we haven’t received a reply regarding the annual budget.
 (年度予算についてまだお返事を頂いていないようです。)

 I believe we haven’t yet received a reply to our email regarding ~.
 (~についてメールの返信を頂いていないようです。)

 This is just a friendly reminder about ~.
 (~についてのリマインダーです。)
 ※friendlyが入ると表現が柔らかくなる。

 I’d like to touch base with you about ~.
 (~について状況を確認したいと思います。)

 I’m sorry if I missed an email from you. Could I touch base with you on the annual budget?
 (もしすでにメールを頂いていたのでしたら申し訳ありません。年度予算について状況を確認してもよろしいでしょうか?)

 

 緊急性を伝える(書き出しの一言に追加)

 You had mentioned that you could get back to us by Monday, October 31. It is now Wednesday, and since we haven’t heard from you yet, we’d just like to follow up and see if you had any problems or questions.
 (10月31日(月)までにご連絡を頂けるとのことでしたが、水曜日の時点でまだご連絡を頂いておりませんので、何か問題やご質問などがあるかと思い、フォローアップいたします。)

 The annual budget needs to be finalized by Friday, October 21, so we would appreciate it if you could get back to us at your earliest convenience.
 (年度予算は10月21日(金)までに確定させる必要があるため、ご都合がつき次第早めにご連絡いただけますと幸いです。)

 We’d greatly appreciate it if you would give this matter your prompt attention.
 (以下のメールをご確認いただけますと大変助かります。)

 We would be grateful if you would give this matter your prompt attention.
 (お早めにご対応いただけましたら幸いです。)

 I realize that the schedule is tight, but it would be extremely helpful if you could help with this.
 (スケジュールがきびしく申し訳ございませんが、ご協力いただけますと大変助かります。)

 

 質問があるかを聞く(メールの最後に追加)

 Please feel free to let me know if you have any questions.
 (ご質問などございましたら、気軽にご連絡ください。)

 If you have any questions, please don’t hesitate to let me know at any time.
 (ご質問などありましたら、いつでも気軽にお知らせください。)

 Please let me know if this works for you.
 (ご都合に合うかどうか教えていただけますと幸いです。)

 

ほな、おおきに。

Kikujiro

【参考文献】
the japan times alpha FRIDAY,October 22,2021
the japan times alpha FRIDAY,March 11,2022

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